Software básico de contabilidad - ¡Avance desde la contabilidad manual! - inteligenciaes

Software básico de contabilidad – ¡Avance desde la contabilidad manual!

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Los programas básicos de software de contabilidad son productos estándar vendidos por diferentes compañías de software. Dependiendo de la naturaleza y complejidad de dicho software de contabilidad, la salida puede variar, pero en esencia, todos ellos realizan funciones relativamente similares.

Anteriormente, la contabilidad en los establecimientos comerciales solía ser más una actividad manual. El personal de contabilidad de la organización mantuvo registros; comprobantes, archivos, etc. y estos estaban en forma de papel o copias impresas. Sin embargo, con el aumento del tamaño de los establecimientos comerciales, la contabilidad manual ha sido reemplazada por una forma computarizada de contabilidad.

El software de contabilidad viene en diferentes categorías. Las versiones más simples admiten un solo usuario o quizás varios usuarios dentro de una red local de computadoras. Estos son conocidos como Software Básico de Contabilidad y son utilizados por comercios, comerciantes o pequeños establecimientos comerciales, donde se ubica la oficina en un solo lugar. Estos programas se basan en lógicas simples y, por lo general, son capaces de almacenar datos hasta cierto punto.

Dos grandes inconvenientes o limitaciones de este tipo de software básico de contabilidad son:

1. Flexibilidad limitada o nula: el software de contabilidad básico simple generalmente tiene una capacidad limitada de manejo y/o almacenamiento de datos. Por lo tanto, estos tipos de programas pueden resultar muy riesgosos, donde la expansión comercial ocurre o es probable que ocurra. En el entorno empresarial actual que cambia rápidamente, donde la expansión y diversificación del negocio es clave para garantizar la rentabilidad, este tipo de software puede crear serios problemas a los propietarios y gerentes de las empresas. Por lo tanto, antes de seleccionar una variante en particular, los propietarios del negocio o establecimiento comercial deben considerar cuidadosamente las posibilidades de futuros programas de expansión y juzgar la compatibilidad de este software en dicho contexto apropiado.

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2. Opciones de informes limitadas: una de las ventajas clave de usar esto es su capacidad para generar o crear múltiples informes definidos por el usuario. Estos informes pueden ser de diferentes tipos, como informes de ventas, estados de pérdidas y ganancias y de flujo de efectivo, etc. normalmente no está disponible. Además, no tiene opciones de personalización, es decir, las posibilidades de crear informes definidos por el usuario son casi inexistentes. La mayoría de las veces, los informes deben personalizarse y adaptarse según los requisitos de un propósito comercial específico. Incluso si el tamaño de la empresa es pequeño, pero los requisitos son producir múltiples y diferentes variedades de informes, el uso de esto podría no resultar fructífero.

Sin embargo, existen pocas ventajas en el uso de software básico.

En primer lugar, es rentable. El criterio más importante detrás de la selección de qué tipo se utilizará es el elemento de costo. El software de contabilidad avanzado, como el software basado en mainframe o basado en ERP, generalmente brinda características sorprendentes, flexibilidad y opciones de informes, pero cuesta una fortuna adquirirlos y mantenerlos. Además, también requieren una gran cantidad de espacio en el servidor, que podría no estar disponible para un establecimiento comercial pequeño o mediano.

En segundo lugar, también son económicos de mantener, en el sentido de que no requieren proveedores de soporte dedicados que proporcionen costosos contratos de mantenimiento anual. Son programas simples, que pueden ser depurados y reparados por los propios usuarios finales.

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En tercer lugar, a los usuarios finales les resulta más fácil comprender y utilizar el software de contabilidad básico. Por lo general, no usan lógicas complicadas y otras sintaxis que usan sus contrapartes de gama alta y, por lo tanto, el hombre común los entiende fácilmente más rápido.

La decisión de utilizar un software básico de contabilidad debe tomarla el propietario de la empresa después de una cuidadosa consideración de sus ventajas y desventajas. No hace falta mencionar que el tamaño de la empresa y el presupuesto son dos factores que eventualmente determinan qué programa de software cumpliría el propósito de la organización.

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