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En un sistema de archivo organizado, las carpetas se organizan en algún tipo de orden. Algunos sistemas de uso común incluyen: alfabético, numérico directo, numérico de dígitos terminales o por categoría. También se pueden agregar subcategorías a los métodos anteriores. Conocer las ventajas y desventajas de los diversos sistemas por adelantado le permitirá tomar una decisión informada basada en sus necesidades particulares.
Este artículo analiza archivo alfabético. Los sistemas numéricos se evalúan en otros artículos.
Antes de poner los archivos en orden alfabético, debe decidir cuál será el designador del archivo. Esto le permitirá tener una idea de la cantidad total de archivos en el sistema. El uso de un nombre es el factor más utilizado. La mayoría de los sistemas ponen primero el apellido y luego el nombre. Por ejemplo: Beth Smith se presentaría ante Pam Smith.
VENTAJAS:
La presentación alfabética tiene varias ventajas.
a) La mayoría de la gente está familiarizada con este tipo de archivo porque las bibliotecas (al menos parcialmente) y los sistemas de archivo domésticos suelen ser alfabéticos.
b) El personal debe poder aprender y familiarizarse con el sistema de manera oportuna.
c) La cantidad total de estantes disponibles para el sistema se puede dividir en orden alfabético antes de comenzar a agregar registros (*la siguiente tabla muestra cómo estimar el espacio para los archivos ordenados alfabéticamente).
*A=3.2%
B=9,7%
C=8,0%
D=4,9%
E = 2,2%
F=3,8%
G=4,9%
H=7,8%
yo=0,4%
J=2,6%
K=3,6%
L=4,5%
M=9,3%
N=1/7%
O=1,3%
p = 4,5 %
Q=0,2%
R=4,8%
S=10,2%
T=3,4%
U=0,4%
V = 1,0 %
W=6,8%
X=0,1%
Y=0.5%
Z=0,2%
d) Otra ventaja es la necesidad de cambiar los registros después de que se reduce la depuración de registros porque los registros que se eliminan suelen ser aleatorios. Los nuevos registros agregados al sistema también serán aleatorios y se incluirán en todo el sistema de archivo.
e) Se puede evitar una referencia cruzada si la situación es tal que el nombre en el registro está fácilmente disponible.
DESVENTAJAS:
La presentación alfa también tiene algunas desventajas.
a) Este sistema no funciona bien con sistemas de archivo muy grandes. Con una gran cantidad de archivos, la posibilidad de nombres duplicados es grande, lo que puede generar confusión y aumentar el tiempo de recuperación.
b) La codificación por colores es más difícil ya que se necesitan 26 colores o combinación de colores para designar todas las letras del abecedario. Detectar archivos erróneos también puede ser más difícil.
c) Tratar de recordar dónde cae una letra en el alfabeto aumenta el tiempo de archivo y recuperación de los registros. Además, tratar con algunas de las reglas de presentación alfa es confuso. Por ejemplo, ¿Mc viene antes o después de Mac? Cada vez que voy a la biblioteca me paro en las pilas tratando de recordar estas reglas (y tengo que seguir repasando el alfabeto para encontrar una letra en particular en los estantes).
d) Si la confidencialidad es un problema, tener el nombre de una persona en el archivo puede ser una violación de la privacidad. Además, aumentan las posibilidades de que una persona no autorizada pueda encontrar un archivo en particular.
En conclusión, tomar la decisión sobre qué sistema usar depende de sus necesidades y de cómo clasifique las ventajas y desventajas enumeradas anteriormente.
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