La investigación sobre software de eventos muestra que el uso de la tecnología en la gestión de eventos está creciendo - inteligenciaes

La investigación sobre software de eventos muestra que el uso de la tecnología en la gestión de eventos está creciendo

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Un estudio reciente sobre los usos del software de eventos en la industria de la gestión de eventos muestra que los organizadores de eventos están adoptando el uso de diversas tecnologías para ayudar a planificar y gestionar sus eventos. La investigación se llevó a cabo en línea, durante el mes de noviembre de 2009. Se pidió a los participantes que calificaran qué tipo de software de eventos utilizan con regularidad. Las cuatro herramientas más populares fueron:

– Correo de propaganda

– Inscripciones en línea

– Encuestas en línea

– Informe y análisis de eventos

El 13% de los encuestados dijo que el uso del marketing por correo electrónico era ahora una de las principales herramientas de software de eventos que se utilizan para ayudar a administrar sus eventos. Este aumento en el uso puede atribuirse al avance de la sofisticación de tales herramientas, así como a su capacidad para proporcionar un método de promoción con efecto de costo durante la recesión actual.

El marketing por correo electrónico se puede utilizar para promocionar un evento de antemano, para enviar invitaciones personalizadas específicas y para administrar encuestas a los delegados después de que se haya producido el evento. El software de marketing por correo electrónico ahora puede rastrear cuántos correos electrónicos se abren, eliminan, en qué enlaces se hizo clic, si el correo electrónico se reenvió a otra persona y muchas más medidas. Esto permite que los gerentes de eventos aprendan de sus campañas pasadas, ayudando a dar forma a futuras promociones en campañas más rentables y eficientes.

Vinculado a una base de datos o sistema CRM, el marketing por correo electrónico ayuda a facilitar aún más la selección de destinatarios / delegados. La base de datos se puede segmentar en varios grupos, con el mensaje en la invitación por correo electrónico adaptado en consecuencia. La integración de la herramienta de software de correo electrónico con un sistema CRM también significa que los datos de contacto permanecerán actualizados y actualizados en todo momento, actualizados automáticamente a medida que cambie la información de contacto.

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Dado que el marketing por correo electrónico ahorra costos de impresión y envío, ahora también se está convirtiendo en el método de elección para aquellas organizaciones que desean reducir los costos de sus eventos, además de brindar una opción de promoción de eventos más ética y con menos emisiones de carbono.

Una vez que ha ocurrido el evento, los administradores de eventos pueden usar su herramienta de marketing por correo electrónico para enviar encuestas de seguimiento. Estos se pueden personalizar en función del delegado y se pueden generar automáticamente después del evento. Un enlace en el correo electrónico llevará al delegado a una página web donde podrá completar una encuesta en línea. Los administradores de eventos pueden rastrear fácilmente quién ha completado la encuesta y quién ni siquiera ha leído el correo electrónico de la encuesta; permitiéndoles hacer sus llamadas de seguimiento más productivas.

Más de la mitad de todos los que respondieron la encuesta (56%) también afirmó que la capacidad de permitir que los delegados se registren en línea también era una parte importante de la gestión moderna de eventos. El registro de eventos en línea permite a los delegados administrar su propio proceso de registro; al eliminar a los administradores de eventos de esta etapa, les permite concentrarse en áreas más productivas. Los formularios de registro en línea se pueden personalizar para el evento individual, asegurando que los datos específicos requeridos de los delegados se obtengan fácilmente. Los formularios de registro también se pueden guardar como una plantilla, lo que permite replicarlos fácilmente para futuros eventos similares.

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Dirigir a los delegados al sitio web anfitrión para que se registren también ayuda a impulsar el tráfico del sitio web y se puede utilizar junto con las promociones en línea para ayudar a aumentar el número de visitantes del sitio web y las conversiones en línea en otras áreas.

El uso de software de eventos para ayudar a gestionar parte o todo el proceso de gestión de eventos se puede ampliar aún más para cubrir el análisis posterior al evento. Asegurar que los eventos proporcionen un alto ROI es una de las métricas clave con las que se miden los administradores de eventos. Poder medir eficazmente el ROI y otros KPI de forma rápida y eficaz es ahora algo que exigen los planificadores de eventos. El uso de software de gestión de eventos para crear informes posteriores al evento de manera rápida y precisa significa que los organizadores de eventos pueden evaluar de manera efectiva el éxito de sus eventos.

Utilizadas junto con las encuestas por correo electrónico mencionadas anteriormente, las herramientas de informes de software de eventos pueden medir métricas de eventos como:

· Asistencia vs. registros de delegados

· Relación entre gastos e ingresos

· Tasa de conversión de invitaciones enviadas frente a registros de delegados

· Delegar cantidad y calidad de clientes potenciales

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· Oportunidades y ciclo de ventas

La importación automática de los resultados de las encuestas por correo electrónico al software de gestión de eventos permite al usuario crear informes personalizados y específicos del evento. El software puede realizarlos automáticamente y tiene la capacidad de profundizar en los detalles más mínimos. Muy a menudo, el proceso de creación de informes posteriores al evento puede llevar mucho tiempo; sin embargo, el uso de software de eventos para ayudar a administrar esta actividad significa que los administradores de eventos pueden ver rápida y fácilmente los resultados de sus eventos.

El software de eventos es ahora una de las áreas de más rápido crecimiento en el sector de la gestión de eventos. Aprovechar los beneficios de la automatización y las herramientas de software en línea está ayudando a mantener a flote la industria de eventos durante esta recesión. Aumentar la eficiencia y reducir el costo de la gestión de eventos ayuda a aumentar el retorno de la inversión proporcionada tanto a los delegados como a los anfitriones del evento. Muchos administradores de eventos están optando por utilizar una solución de software de gestión de eventos de extremo a extremo que abarca:

– Registros de sitios web

– Marketing por correo electrónico para promociones, invitaciones y encuestas posteriores al evento.

– Producción automática de insignias

– Administracion de recursos

– Facilidades de pago en línea

– Conjuntos de informes sofisticados

Hacer la inversión en una solución total para eventos que ofrezca todas las funciones de gestión de eventos necesarias para la planificación de eventos puede ayudar a marcar la diferencia entre un evento deficiente y un evento exitoso.

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