Digitalización de documentos: una decisión de inversión empresarial con futuro - inteligenciaes

Digitalización de documentos: una decisión de inversión empresarial con futuro

¿Digitalizar o no digitalizar? Esta es la consulta. Probablemente, desde antes, muchas organizaciones se han estado haciendo exactamente la misma pregunta sin encontrar una respuesta correcta; y este es precisamente el paso del tiempo que está funcionando frente a ellos. Obviamente, dentro de este largo período de vacilación, la pila de archivos continúa expandiéndose. Jorge López, vicepresidente y reconocido analista de Gartner Group, trató de responder la consulta en el CIO & IT Executive Summit 2013, que tuvo lugar en septiembre de 2013, en la Ciudad de México. Señaló que “la clave para posicionarse efectivamente en la industria a través del conocimiento científico será ser conscientes de la realidad de que la digitalización no es solo algo efímero, sino un movimiento que está modificando el futuro”.

Desde este punto de vista único, se cambia el ciclo vivo del registro. Hoy en día, las fases del documento incluyen: producción, captura, almacenamiento, gestión y dispersión. De igual forma, las complicaciones, mejor llamadas ventajas con las que se enfrenta el negocio al aplicar procesos de digitalización, se resumen a continuación: reducción de costos, aumento de producción y seguridad, y tecnologías verdes.

En una empresa, la reducción de costos está completamente relacionada con la digitalización de sus documentos comerciales. Para destacar este anuncio, podemos tomar como referencia el “Estudio sobre la digitalización de documentos y el costo de la conservación del papel”, realizado por la Unión Europea, Andersen Consulting y Gartner Group. Este informe en particular significa que almacenar un registro en un archivo de papel estándar cuesta 6,53 euros; y una empresa estará economizando cerca de 10,53 euros por cada documento que no esté registrado físicamente. Además, el cargo normal por el área requerida para almacenar archivos antiguos es de 11.000 euros, contra 114 euros en caso de que los documentos se almacenen electrónicamente.

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Por el contrario, el aumento en los niveles de eficiencia se señala en una encuesta realizada por AIIM Europe 2009 (la Comunidad Global de Profesionales de la Información), en la que explican que más del 15% de cualquier sala o espacio de oficina está destinado a archivadores de papel. Este espacio y los sistemas de organización de archivos bastante caóticos son a menudo las razones por las que un empleado tarda una media de cincuenta minutos cada día en buscar y localizar documentos en papel. Los detalles demostrados por estas estadísticas definitivamente pueden crear una imagen corporativa terrible, disminución de la credibilidad e incluso decisiones comerciales incorrectas.

En cuanto a la seguridad, normalmente no es mejor escanear todos los documentos. Todas y cada una de las organizaciones deben determinar cuáles son los documentos comerciales más destacados y estos deben escanearse. Por lo general, estos son los archivos más nuevos, activos, antiguos y dañados.

Con muchos sistemas de gestión de documentos, varios miembros del personal pueden abordar juntos un documento digitalizado, pero solo las personas autorizadas pueden ver un archivo digitalizado. Sencillamente, la seguridad está asegurada, tanto por los permisos específicos de admisión como por el mero hecho de que el contenido de los documentos puede ser enviado total o parcialmente, por correo electrónico o cualquier otro mecanismo electrónico, sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar a que se envíen. archivos a alcanzar.

Una oficina que ahorrará papel es en realidad una oficina verde que valora el entorno natural. Según una encuesta realizada por Telefónica, una de las empresas privadas de telecomunicaciones más grandes del planeta, un miembro del personal utiliza un promedio de 10.000 hojas de papel cada año. Si esta cifra se multiplica por la cantidad de personal en una empresa, el resultado será sorprendente.

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La brecha legal

Uno de los muchos aspectos que limita el uso extensivo de documentos electrónicos es realmente el vacío legal en torno al proceso. A modo de ejemplo, en la Unión Europea existe una legislación modesta y clara en relación con la credibilidad jurídica de los documentos electrónicos, aunque se han realizado grandes esfuerzos durante la última década. ¿Se da cuenta de por qué es tan complicado implementar una legislación adecuada sobre documentación electrónica en la Unión Europea? Principalmente porque cada país miembro de la UE necesita traducir la directiva europea correspondiente en una ley nacional; y las directivas más recientes son claras sobre el propósito y no tanto sobre las técnicas para llegar a este propósito.

Además, existe una falta de homogeneización entre los diferentes países de la UE. A modo de ejemplo, en Bélgica, España, Francia y Holanda no existe una legislación específica sobre la ruina de los documentos físicos básicos, mientras que en Alemania e Italia existen ciertas normas que regulan esta preocupación. Un problema definitivo es el del Reino Unido, donde las empresas están destruyendo sus documentos originales en papel debido a la ambigüedad de la legislación británica. No tienen una ley específica que controle el concepto.

Como se puede creer, la duración de la custodia de los documentos en papel original tampoco está regulada de manera general, y cada país especifica la autoridad correspondiente que debe determinar los periodos de custodia de los documentos. Siendo un hecho fascinante, en Suiza, por ejemplo, los documentos relacionados con bienes raíces deben conservarse alrededor de 20 y 25 años.

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El vacío legal es una prueba contundente de la insuficiente homogeneidad legislativa, tanto a escala internacional como nacional. Después de todo, no es sensato que, en algún lugar, la ley regule la digitalización y el archivo electrónico y, por el contrario, no se conceda la destrucción de los archivos originales. Este escenario no es fructífero ni duradero. Los funcionarios correspondientes deben actuar ahora al respecto y evolucionar junto con la tecnología, a fin de garantizar una conexión comercial electrónica efectiva entre los mercados y las personas.

Soluciones documentales para todos los gustos y presupuestos

No hay ninguna salida que funcione para cada uno. Hay varios sistemas de documentos que incluyen la digitalización, el almacenamiento, la recuperación y el manejo de documentos comerciales como una sección integral de la solución y hay varios otros sistemas que se enfocan en la digitalización de documentos. Las aplicaciones específicas pueden ser la opción ideal para las empresas que desean digitalizar documentos de gran tamaño, pero que no necesita un sistema de gestión de documentos complejo. Por el contrario, en caso de que una empresa desee fusionar un sistema de gestión de documentos en sus procesos de creación y generación de documentos y, debido a esto, necesite más control, las soluciones de gestión de documentos modulares o integrales son la mejor opción.

Mientras que antes las soluciones integrales eran demasiado caras, en la actualidad, numerosos proveedores de software de gestión de documentos han reducido sus tarifas, porque la gestión de documentos es cada vez más común y para ofrecer las muchas ventajas de la gestión de documentos (principalmente solo al alcance de las grandes empresas) a medianas y grandes empresas. pequeñas empresas.

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