Capacitación para ser un gerente de proyecto - inteligenciaes

Capacitación para ser un gerente de proyecto

¿Que sé yo? ¿Qué no sé? ¿Y puedo guiar a los demás en mi equipo para construir una solución a un problema sabiendo todo el tiempo mis propias fortalezas y debilidades?

Estos pensamientos pasan por la mente de los nuevos gerentes de proyecto una vez que son designados para el puesto y persisten hasta que la persona adquiere confianza para hacer el trabajo. Fíjate que no hemos dicho que la vocecita en su cabeza hable mientras espera el momento en que entendamos todo o persista hasta que tengamos el mejor equipo ensamblado. La voz de la indecisión brota de nuestra incapacidad de seguir un proceso para resolver problemas. Entonces, tal vez nuestros mentores necesiten desafiar a los nuevos candidatos que están considerando un rol en la gestión de proyectos para aprender las formas de hacer las cosas y construir un sistema exitoso.

Pasos para la resolución de problemas

El primer paso para enfrentar los desafíos es reunir un equipo diverso, ya que la mayoría de los problemas tienen múltiples facetas. Entonces, ¿quién puede estar en el equipo? Cualquier persona que esté motivada para aprender y cualquier persona que cada día lo haga mejor puede unirse. Un miembro del equipo puede estar conectado directa o indirectamente. Un asociado directo del equipo es una persona que trabaja principalmente para el director del proyecto, como un ingeniero, arquitecto, programador de software, técnico o asistente administrativo. Estos jugadores pueden estar físicamente en nuestra presencia hasta ocho horas al día, pero también tienen la capacidad de colocar mentalmente las piezas del rompecabezas en un marco de tiempo de 24 horas al día, 7 días a la semana. Así que elegimos personas que tienen su corazón y alma para apoyar al grupo. Un afiliado indirecto es el repartidor que lleva documentos críticos al cliente, un técnico de soporte que optimiza las computadoras y servidores del cliente o un trabajador de mantenimiento que mantiene el sistema HVAC en funcionamiento. Estas personas no trabajan para el director del proyecto a tiempo completo, pero nuestra relación con ellos puede crear un entorno positivo para todo el grupo.

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Incluso una pequeña organización puede construir una red humana que pueda rivalizar con los empleados de la empresa más grande. Cuando el gerente de proyecto no tiene una persona en la nómina, puede asociarse con proveedores y otros para crear procesos innovadores y de apoyo mutuo que puedan realizar una tarea de manera eficiente. Cuando otro grupo de profesionales vea que pueden beneficiarse de la relación, se conectarán con nuestro equipo. Muchas veces hemos visto cómo se desarrollan nuevas aplicaciones de software o cómo se crea una placa de circuito de moda con un capital de inversión cero cuando dos grupos innovadores trabajan juntos para completar una tarea y ambos obtienen los derechos del producto terminado. Por lo tanto, hacemos el trabajo con socios.

Capacitación y Evaluación

El personal directo e indirecto del supervisor del proyecto es tan bueno como su capacitación, por lo que su preparación debe ser realista. Hace años, podíamos ver a una unidad militar hacerlo bien en un ejercicio de entrenamiento físico, pero cómo lo harían cuando están cansados. Entonces, cambiamos nuestra técnica de evaluación y entrenábamos todo el día y la noche y luego probábamos la capacidad de la unidad. Por supuesto, teníamos una respuesta totalmente diferente y más realista. Por lo tanto, cambiamos nuestro modelo de instrucción y comenzamos a entrenar y desafiar al grupo para lograr cualquier cosa que se les presentara, incluso cuando no estaban frescos. Esta es una representación más veraz contra la cual planificar, ya que las personas (como las unidades) siempre están en algún nivel de estrés.

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En el trabajo y en la escuela, querremos realizar tanto la capacitación como la evaluación de los miembros del equipo para imitar el escenario real para que podamos observar y comentar si nuestro equipo tiene las “cosas adecuadas”. Si lo hacen, debemos reconocer su logro y recompensarlos con certificados, tarjetas de regalo o un aumento de sueldo. Si no lo hacen, use el sistema de compañeros para cruzar el nivel de conocimiento de un compañero para fortalecer las deficiencias de la persona. Utilice todas las técnicas educativas que podamos obtener, como documentos prácticos, visuales, de audio y escritos para llevar el conocimiento a los miembros.

Siga el Procedimiento

Ahora que estamos trabajando como gerentes de proyectos, debemos seguir todos los procedimientos publicados por la industria para maximizar nuestra eficiencia. Cuando tengamos que escribir nuestro propio proceso, debemos seguir el modelo de Polya:

1. Comprender el problema

2. Haz un plan

3. Ejecutar el plan

4. Evaluar

Esta es la más simple de todas las maquetas donde examinamos el problema que incluye las condiciones ambientales y todas las circunstancias que afectan la situación. Escribimos el mejor procedimiento que podemos que incorporará las ideas de nuestros socios y equipo. Luego simplemente cumplimos la tarea lo mejor que podemos y sin dilación. Al final del ciclo, debemos registrar lo sucedido observando lo que salió bien y lo que salió mal. Ahora tenemos la oportunidad de revisar nuestro procedimiento para que la próxima vez que surja esta condición; podemos realizar la tarea con más confianza y presentarnos como un gerente de proyecto en crecimiento.

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