Año nuevo, nueva década, nuevo software de dotación de personal: parte 2 - inteligenciaes

Año nuevo, nueva década, nuevo software de dotación de personal: parte 2

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¡Bienvenido de nuevo a la Parte 2 de “Año nuevo, nueva década, nuevo software de dotación de personal!” Si está leyendo este artículo, es posible que haya captado la Parte 1, en la que se explica cómo comenzar la búsqueda de un nuevo software de dotación de personal. La parte 2 se sumergirá en preguntas que no debe pasar por alto, qué evitar a medida que reduce su búsqueda y cómo planificar una implementación sin problemas.

Preguntas que no debe pasar por alto

En las etapas iniciales de su búsqueda, está haciendo una demostración y marcando qué software tiene sus elementos “imprescindibles”. Está observando el flujo de trabajo general, el diseño, imaginándose a sí mismo usando el software y más. Sin embargo, existen dos factores importantes que a menudo se pasan por alto al evaluar las soluciones de software: seguridad y soporte.

Seguridad

A menudo, la seguridad se ignora al evaluar las soluciones de software. Es absolutamente NECESARIO preguntarle al proveedor del software cómo protegerá sus datos. El mayor error es asumir sus datos están seguros. ¡Nunca asumas! Los proveedores de software invierten en diferentes niveles de seguridad. Está poniendo a su empresa de personal en riesgo de una infracción si no hace estas preguntas clave antes de firmar en la línea de puntos:

  • ¿Dónde se almacenan sus datos y en qué centro de datos de nivel se almacenan? Los centros de datos de nivel 3 y 4 brindan la máxima seguridad.

  • ¿Los datos se almacenan en varios centros de datos?

  • ¿Quién administra el centro de datos y con qué frecuencia se realiza una copia de seguridad de sus datos?

  • ¿El centro de datos está certificado / auditado?

  • ¿Qué tipo de software antivirus / antimalware utilizan?

Si la seguridad de los datos es un idioma extranjero para usted (como lo es para la mayoría de nosotros), le recomiendo que investigue sobre el software del centro de datos y el antivirus / antimalware para ayudarlo mientras hace estas preguntas.

Apoyo

Al igual que con cualquier solución tecnológica, una buena asistencia al cliente es fundamental, ya sea que necesite comunicarse con mucha gente o solo de vez en cuando. El software de dotación de personal complementa sus tareas diarias y es esencial para su flujo de trabajo. Si tiene un problema o una pregunta, es importante poder ponerse en contacto con el equipo de soporte fácilmente y recibir una respuesta de manera oportuna. Al final del día, está buscando un pareja será fácil trabajar con él y el soporte es un gran componente de eso. El mal soporte hará que toda la experiencia del usuario sea miserable. Entonces, ¿cómo saber si está formando una buena asociación?

A continuación, se incluyen preguntas clave para hacer:

  • ¿El soporte está incluido en su contrato?

  • ¿Qué tan rápido escuchas una respuesta?

  • ¿Tiene que registrar un ticket antes de hablar con alguien?

  • ¿El soporte está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana?

  • ¿Obtienes una persona o un robot cuando llamas?

  • ¿Hay capacitación y otros recursos disponibles para ayudarlo a aprender el software?

Qué evitar al reducir la búsqueda

No se conforme con lo barato y evite costos ocultos

Si bien a todos les gusta ahorrar dinero, no se conforme con una solución solo porque es la opción más barata. El nuevo software es un gran cambio, por lo que debe asegurarse de optar por un producto de calidad que ayudará a que su negocio crezca. Lo último que quiere hacer es conformarse con una opción económica y luego pasar por el proceso de nuevo.

La otra circunstancia que desea evitar es pagar costos ocultos. La solución puede ser más barata por adelantado, pero ¿hay costos que deberá pagar durante su suscripción? Si hay otras tarifas que está pagando durante su suscripción, entonces todo podría ascender al mismo precio una vez dicho y hecho. También tenga cuidado con las promociones de gran oferta que esté recibiendo. Si están regalando sus productos y servicios, mientras ofrecen un servicio superior, ¿cuál es el problema?

Elegir una solución que no esté simplificada

Al elegir un nuevo software, desea que la solución haga que sus procesos sean más eficientes y ayude a hacer crecer su negocio. Considerar una solución que sea CRM / ATS y que se integre con su back office y portales web le ayudará a agilizar sus procesos. No es necesario alternar entre varios programas. Una solución todo en uno eliminará múltiples entradas de datos, reducirá el riesgo de perder datos y lo ayudará a obtener acceso a informes de “panorama general” para decisiones comerciales críticas. Evite el dolor de cabeza y los contratiempos de tener múltiples soluciones.

¿Cómo planea una implementación sin problemas?

Ha hecho todas las preguntas correctas, ha recibido referencias, ha estado soñando con el nuevo software y firmó el contrato. ¿Que sigue? ¡Planificación para una implementación sin problemas! Hay varias cosas que debe asegurarse de hacer para permitir una transición sin problemas. Si bien puede parecer que la parte difícil ha terminado, la implementación del software es el último paso, pero el más crítico.

Primero, deberá decidir qué datos está incorporando al nuevo software. Lo más probable es que tenga datos antiguos o incorrectos que no es necesario traer. Traiga solo los datos que necesitar. Antes de la conversión, la empresa de software le proporcionará un documento detallado de lo que se convertirá y adónde irá en el nuevo sistema. También le proporcionarán una cotización y la cantidad estimada de horas que llevará convertir los datos. Este es el momento de hacer cualquier pregunta que pueda tener. Desea asegurarse de saber exactamente qué se está convirtiendo y el costo estimado para que no haya confusión en el futuro.

Desde una perspectiva interna, es importante que todo el equipo abrazar el nuevo software. Lo más probable es que el software sea muy diferente al que está acostumbrado a usar. El flujo de trabajo, la forma en que completa las órdenes de trabajo, la forma en que crea nuevos contactos, incluso la terminología pueden ser diferentes. Sin embargo, no importa qué tan diferente sea, es importante comprometerse completamente con el nuevo software. No siga los viejos flujos de trabajo o las formas anteriores de hacer las tareas. Después de todo, cambiaste de software por una razón.

Durante la transición, también es esencial que la alta dirección consulte con el equipo para mantener la paciencia. Implementar un nuevo sistema requiere tiempo y esfuerzo. Es clave que todos se tomen el tiempo para aprender el software y recibir capacitación. Un gran error es saltarse el entrenamiento. Estará perdido, confundido, menos eficiente y tendrá un millón de preguntas. Estar debidamente capacitado es clave para una transición sin problemas, ya que está aclimatando a toda su empresa a un nuevo software.

El último paso antes de la transición oficial es crear un Manual de políticas para sus empleados. Este es un breve folleto que le indica a su equipo cómo usar el software. El folleto debe describir cómo utilizar el software para tareas importantes. Incluya qué códigos desea usar, qué datos deben ingresarse, mejores prácticas, etc. Todo el equipo debe usar el software de la misma manera, de lo contrario no habrá un flujo de trabajo consistente. Un manual deja muy claro cómo realizar todas las tareas principales.

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